サロンの店販品、二重発注を防ぐ「注文済み」の残し方

棚が空いているのに、注文してよいかわからない

店販のシャンプーが残り少ない。気づいたスタッフが注文したら、前日の担当者もすでに手配していた。そんな重複を避けるには、棚の数だけでなく、届く予定の商品を一緒に見られるようにしておく必要があります。

逆に「誰かが頼んだはず」で動けず、お客様へ渡せないこともあります。発注する人を決めるだけで終えず、注文前から入荷までの状態を残す。今回は、美容室やエステサロンの店販品を対象に、小さく始められる管理方法を紹介します。

売れる在庫と、店にある数を分ける

最初に確認したいのは、何を一個として数えているかです。未開封の販売用商品、開封済みのテスター、お客様の取り置き品が同じ棚にあると、見た目の本数と、その場で販売できる本数が一致しません。

例えば、同じ商品が棚に五本あり、そのうち一本がテスター、二本が取り置きなら、新たに販売できるのは二本です。これは説明用の仮例です。管理表には、少なくとも「販売可能」「取り置き」「テスター・店内使用」を分けて記録し、取り置き分をもう一度販売しないよう置き場所も区別します。

品名だけでなく、容量や種類までそろえることも大切です。同じシリーズでも小容量と詰め替え用を合算すると、欲しい商品が残っているか判断できません。商品コードがある場合は併記すると確認しやすくなります。

注文済みには、入荷予定日を添える

在庫の表とは別のチャットで注文を連絡すると、後から探す手間がかかります。同じ一覧に、商品名、販売可能数、注文済み数、入荷予定日、手配した人、最終確認日をまとめてみてください。紙でも共有表でも構いませんが、全員が同じ最新版を見ることが条件です。

「発注予定」と「注文済み」は分けます。取引先へ連絡するつもりでメモした段階では、入荷が確定したとはいえません。注文を送った日時と、受注確認の有無を残し、納期が不明なら「確認中」と記載します。

注文済みの商品があっても、その入荷より先にお客様へ渡す必要があるなら、追加の相談が必要です。本数だけを見て安心せず、必要な日と届く日を照らし合わせるところまでを一組の確認にします。

「残り何本で確認するか」は商品ごとに

すべての商品を一律に「残り二本で発注」にすると、売れる速さや納品までの日数の違いを拾えません。まずは欠品しやすい商品を一つ選び、最近の販売本数と、実際に届くまでの日数を見ます。

仮に一週間に四本程度売れ、注文から入荷まで一週間かかるなら、残り一本になってからでは間に合わない可能性があります。ただし、四本あれば必ず足りるわけでもありません。予約済みの取り置き、連休、取引先の休業などを確認し、何本になったら確認を始めるかを店内で決めます。注文単位や保管場所も見ながら、買い足す量は別に判断してください。

初めから正解の本数を求めず、実際に欠品した日や余った商品を記録して調整します。動きの少ない商品まで同じ勢いで補充しないことも、見直しのポイントです。

通知が来たあと、誰が何を見るか

在庫管理ツールの通知は、確認を始めるきっかけとして使えます。Squareの公式ヘルプでは、登録した在庫数が設定したしきい値を下回ると在庫少アラートが出る仕組みが案内されています。すでに利用している場合は、こうした機能も選択肢になります。

ただし、通知だけでは、二重発注や取り置きの扱いまで解決しません。入荷、販売、テスターへの振り替えなどが記録されていなければ、画面の数と現物に差が出ます。導入する機能を増やす前に、数が変わったときに誰が更新するかを決めてください。

担当者が休みの日の代わりの確認者も、一人決めておきます。「通知を見る人」「注文する人」「届いた数を確かめる人」が別なら、どこまで済んだかが一覧でわかる状態にします。

まずは、欠品が続いた一品から

次の営業日に全商品を数え直すより、最近お客様に待っていただいた商品を一つ選んで試してみてください。棚の販売可能数と、すでに注文した数、届く予定の日をそろえ、実際の入荷時に差を確認します。

お客様へ入荷日を伝えるときは、取引先に確認した予定と、まだ確定していない内容を分けます。スタッフ間の確認が整うと、店頭でも「いつ渡せるか」を答えるための情報を探しやすくなります。